Software para Restaurantes y Bares: los 9 Programas que Necesitas y Cuánto Cuestan (2026)

En la práctica, un restaurante o un bar en España necesita como mínimo tres programas: un TPV que facture conforme a VeriFactu, una carta que se pueda cambiar sin reimprimir y, en cuanto contrata a alguien, un registro de jornada. Todo lo demás (reservas, escandallos, stock, reseñas, delivery) se añade según el tamaño del local y el tipo de servicio. El gasto principal es el TPV: en octubre de 2026, los planes de entrada de los fabricantes que publican precios van de 0 a 89 € al mes por local, con el IVA y el hardware aparte.

La lista está ordenada por función, no por marca. En cada punto explicamos para qué sirve la herramienta, cuándo hace falta de verdad, si hay una opción gratuita que aguante el uso diario y qué nombres vas a encontrar en el mercado español. Después de los nueve puntos verás qué cambia entre un bar, una cafetería y un restaurante, cuándo compensa un software de gestión todo en uno y cuánto cuesta cada cosa. Menumigo es nuestro y cubre uno de los nueve puntos, la carta digital. Mejor saberlo antes de leer el resto.

Resumen rápido

1. TPV y software de caja

Es el programa del que depende el resto: cobra, emite tickets y facturas y cierra la caja. Un TPV de hostelería añade el plano de mesas, la división de cuentas, el envío de comandas a cocina y los informes de ventas por franja horaria.

La ley no obliga a tener un TPV. Lo que obliga es que, si facturas con un programa, ese programa cumpla el reglamento de sistemas informáticos de facturación (VeriFactu, más abajo). Con el volumen de tickets de un bar o un restaurante, facturar a mano con talonario solo es realista en locales muy pequeños.

Qué mirar antes de firmar: que el fabricante te entregue su declaración responsable de que el programa cumple el reglamento, si pagas licencia única o cuota mensual, qué cubre el soporte en fin de semana, si el datáfono está integrado (el importe pasa solo, sin teclearlo dos veces) y si puedes exportar tus datos el día que cambies de proveedor.

Hardware: una pantalla táctil o una tablet, impresora de tickets, cajón portamonedas y datáfono. Para cocina, una impresora de comandas o una pantalla (KDS). Para sala o terraza, un comandero en el móvil o una PDA. Los precios están más abajo, en la sección de costes.

Opción gratis: Square y SumUp tienen un plan de TPV sin cuota mensual. Cobran una comisión por cada pago con tarjeta y el hardware se paga aparte. Gratis o de pago, pide la declaración responsable igual: lo que importa es que el programa cumpla el reglamento y se siga actualizando.

Nombres que vas a encontrar: Ágora, Cegid Revo, Glop, Last.app, Lightspeed, Square o SumUp, entre muchos otros. La mayoría vende el hardware y el software en el mismo paquete.

2. Carta digital con QR

La carta es lo que el cliente lee antes de pedir y, cada vez más, lo que consulta en el móvil antes de decidir dónde come. En papel, cada cambio de precio es una reimpresión y el menú del día vive en una pizarra que nadie ve desde casa.

Un programa de carta digital la cambia desde el teléfono en segundos, la muestra traducida al cliente extranjero y marca plato a plato los 14 alérgenos que exige el Reglamento (UE) 1169/2011. Lo que pide la norma en un bar o restaurante está en nuestra guía de la normativa de alérgenos en hostelería.

Opción gratis: sí. Menumigo (el nuestro) tiene un plan gratuito sin fecha de caducidad ni tarjeta para un local: platos ilimitados, un código QR para la carta, 2 idiomas, importación de la carta desde una foto o un PDF (5 al mes) y etiquetas para los 14 alérgenos. El plan Pro (19 €/mes o 180 €/año) añade hasta 6 idiomas a la vez, analítica, tarjeta de sellos y los colores de tu marca.

Lo que no hace: Menumigo es solo la carta. No es un TPV, no toma pedidos, no cobra y no se integra con ningún TPV, así que un cambio de precio hay que hacerlo en los dos sitios. Si quieres carta y caja en el mismo sistema, el módulo de carta de tu TPV es la alternativa, aunque suele quedarse corto en idiomas y alérgenos. Comparamos las opciones en las mejores apps de carta digital en España.

3. Ficha de Google y reseñas

La ficha de Google Business Profile es gratuita y, para muchos clientes, la primera versión de tu restaurante que ven: fotos, horario, carta y nota media. Mantenerla al día lleva diez minutos a la semana.

Lo difícil es que escriban los clientes contentos, que son los que menos se molestan. Un QR en la mesa o en el ticket que abra directamente el formulario de reseña lo resuelve; puedes crearlo gratis con nuestro generador de QR de reseñas.

Lo que no conviene hacer es ofrecer descuentos o regalos a cambio de reseñas: las políticas de Google lo prohíben y pueden retirarlas.

4. Escandallos y coste por plato

El escandallo es la ficha de coste de cada plato: ingredientes, gramos, merma y precio de compra. Sin él los precios se ponen a ojo, y el plato que más vendes puede estar perdiendo dinero en cada ración.

Opción gratis: una hoja de cálculo basta para empezar. Si prefieres el cálculo hecho, nuestra calculadora de escandallo da el coste por ración y el margen, y la calculadora de precio de carta propone el precio de venta a partir del margen que buscas.

Cuándo pasar a un programa: cuando los precios de compra cambian cada semana y actualizar cien fichas a mano deja de ser realista. Ahí entran herramientas como Gstock, que conectan escandallos, inventario y compras.

5. Registro de jornada y turnos

Desde 2019, toda empresa con personal tiene que llevar un registro diario de jornada con la hora de inicio y fin de cada trabajador (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019). Los registros se conservan cuatro años y deben estar a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.

El Ministerio de Trabajo prepara un real decreto que concretaría cómo debe llevarse ese registro, con una orden aparte para sus requisitos técnicos y de seguridad. A 13 de octubre de 2026 no se ha publicado en el BOE, así que la obligación vigente sigue siendo la de 2019. Si vas a contratar una app de fichaje, pregunta al proveedor cómo piensa adaptarse cuando salga la norma.

En hostelería, con turnos partidos y refuerzos de fin de semana, el registro en papel se descuadra enseguida. Las apps de fichaje y cuadrante resuelven las dos cosas a la vez: el equipo ficha desde el móvil y tú comparas horas reales con horas previstas.

Opción gratis: varias apps tienen planes gratuitos o muy baratos para equipos pequeños. Nombres del sector: Combo, Factorial o Sesame, entre otros.

6. Reservas online

Solo tiene sentido si trabajas con reserva; un bar de tapas sin mesas reservables no lo necesita. Si reservas, un sistema online te quita el teléfono en pleno servicio, manda recordatorios y reduce las mesas que no se presentan.

Qué mirar: si cobra comisión por comensal o una cuota fija, si permite pedir tarjeta en garantía para grupos y si se conecta con Google para que te reserven desde la ficha.

Nombres del sector: CoverManager o TheFork Manager (El Tenedor), entre otros. Algunos TPV traen un módulo de reservas propio, a veces incluido y a veces como extra.

7. Comandero para camareros

Una app en el móvil o una PDA con la que el camarero envía la comanda a cocina y barra sin volver al TPV. Ahorra viajes y los errores de leer comandas escritas a mano.

Casi siempre es un módulo del TPV, así que no se elige por separado: se elige un TPV que lo tenga bien resuelto. Pregunta si sigue funcionando sin conexión, porque la wifi del fondo del comedor falla justo en la hora punta.

8. Stock y pedidos a proveedores

Controla lo que entra, lo que sale y lo que se tira. La merma es donde se pierde el margen sin que aparezca en ningún ticket.

En un bar con veinte referencias, una hoja de cálculo y un inventario semanal bastan. Con carta larga, varios proveedores y precios que cambian, un programa que una stock, escandallos y pedidos ahorra horas cada semana.

9. Delivery y pedidos online

Glovo, Uber Eats y Just Eat te dan visibilidad y reparto a cambio de una comisión por pedido que tendrás que repercutir en el precio. Compensan si el reparto es una parte real de tu facturación.

Para el cliente que ya está sentado en tu mesa no aportan nada: usar una plataforma a comisión solo para enseñarle la carta es un coste que te puedes ahorrar.

Software para bares, cafeterías y restaurantes: qué cambia

Los nueve programas sirven a los tres tipos de local, pero no en el mismo orden. Un bar vive de cobrar rápido, una cafetería de despachar en el mostrador y un restaurante de llenar mesas y controlar lo que le cuesta cada plato.

Bar de barra rápida

En la barra cuenta cuántos toques necesita el camarero para cobrar una caña. En la demo, cronometra un caso real: abrir cuenta, añadir tres consumiciones y cobrar con tarjeta. Lo que más pesa en un software para bares:

• Cuentas abiertas por cliente o por zona de la barra, que se puedan juntar o pasar a una mesa de la terraza.
• Comandero en el móvil para la terraza. En hora punta, el viaje hasta la caja es lo que más tiempo se come.
• Datáfono integrado con el TPV.
• Precios distintos por zona u horario, si los aplicas (terraza, happy hour), sin cambiar producto por producto.
• Stock de bebidas. En un bar el inventario es sobre todo botellas y barriles, y un recuento semanal en hoja de cálculo suele bastar.

Para un bar pequeño sin cocina, un plan de entrada suele ser suficiente. Mira qué deja fuera cada uno: el plan gratuito de Square, por ejemplo, no incluye el TPV móvil, que es lo que usarías para tomar nota en la terraza.

Cafetería con take away

En una cafetería se cobra en el mostrador, a menudo antes de servir, y una parte de la venta es para llevar. El software para cafetería tiene que vender rápido en mostrador con variantes (tipo de leche, tamaño, un extra de café) sin crear un producto por cada combinación, y distinguir consumo en local y para llevar si tienes precios distintos. Una segunda pantalla de cara al cliente le deja ver el pedido y el importe mientras paga, y los desayunos y combos con precio cerrado tienen que poder montarse sin trucos.

La fidelización suele pesar más que en otros locales, porque muchos clientes repiten a diario. Algunos TPV incluyen tarjeta de puntos o de sellos en sus planes superiores (en Lightspeed, a partir del plan Core) y hay apps que la ofrecen por separado. La de Menumigo está en el plan Pro y funciona en el navegador del móvil, sin que el cliente se registre.

La carta de una cafetería cambia poco, pero los alérgenos (leche, frutos de cáscara, gluten en la bollería) salen en cada pedido. Si tus clientes trabajan con el portátil, un cartel con el QR de la wifi te ahorra repetir la contraseña.

Restaurante con reservas o gastronómico

Aquí el TPV necesita plano de mesas, división de la cuenta, comandero y envío a cocina, a impresora o a pantalla. Lo siguiente es el sistema de reservas, conectado con Google y con recordatorios, y los escandallos, porque con una carta larga es donde se gana o se pierde el margen. Con turnos partidos y extras de fin de semana, llevar el registro de jornada en papel deja de ser práctico.

En un restaurante gastronómico, el software de reservas tiene que permitir prepago o tarjeta en garantía para el menú degustación. Las fichas técnicas tienen que ser exactas, porque las pequeñas desviaciones de cada pase se suman al coste del cubierto. Los alérgenos se revisan mesa a mesa, y una carta en varios idiomas ayuda cuando parte de la sala es turista.

Software de gestión todo en uno o herramientas por separado

Un software de gestión de restaurantes todo en uno junta en el mismo sistema la caja, las comandas, el stock y los escandallos, y a veces también las reservas, el personal y el delivery. En la práctica casi todos parten del TPV y venden el resto por módulos: en las páginas de precios de Lightspeed y Last.app, la pantalla de cocina, las reservas o el inventario aparecen como complementos o en planes superiores.

Cuándo compensa la suite:

• Tienes varios locales y quieres ver ventas, stock y precios de todos en un mismo panel.
• La carta es larga, compras a muchos proveedores y quieres que cada venta descuente ingredientes del stock. Eso solo funciona si TPV y escandallos están en el mismo sistema o bien conectados.
• Prefieres un solo contrato y un solo teléfono de soporte, aunque algún módulo sea más flojo que la alternativa especializada.

Cuándo compensa ir por partes:

• Un solo local, carta corta y equipo pequeño. Un TPV de entrada, una carta digital, una app de fichaje y una hoja de cálculo cubren casi todo.
• Una pieza concreta te importa mucho. El módulo de carta de un TPV, por ejemplo, suele quedarse corto en idiomas y alérgenos.
• Quieres poder cambiar una herramienta sin tener que cambiarlas todas.

En los dos casos, pregunta qué integraciones funcionan hoy (no las que llegarán "próximamente"), si puedes exportar ventas, productos y clientes en un formato estándar, si hay permanencia y cuánto cuesta cada módulo cuando lo actives. Y pide probarlo con tu carta real antes de firmar.

Cuánto cuesta un software para restaurantes (octubre de 2026)

Estos son los precios que publican algunos fabricantes en sus propias webs, consultados en octubre de 2026. Muchos otros no publican tarifas y dan precio por presupuesto o a través de distribuidores. Salvo donde se indica, el IVA va aparte.

Hardware. SumUp vende un TPV con doble pantalla por 399 € sin IVA (482,79 € con IVA) y el pack con impresora y cajón por 599 € sin IVA (724,79 € con IVA). En Square, el datáfono Square Terminal cuesta 165 € + IVA, la Square Register 699 € + IVA y una pantalla de cocina de 21,5 pulgadas 599 € + IVA.

Costes que no salen en la cuota: la instalación y la formación, la comisión de cada cobro con tarjeta, las licencias por dispositivo extra, los módulos que actives más adelante y, si compras licencia, las actualizaciones. Con una licencia de pago único, pregunta si la adaptación a VeriFactu entra en la licencia o en la suscripción de actualizaciones.

Con estas cifras, un bar o restaurante con un puesto de caja al que le baste un plan de entrada puede contar con entre 0 y 89 € al mes de software, unos 400 a 700 € de hardware por puesto (sin IVA) y las comisiones por cobro. Los planes para locales con más terminales o módulos pasan de 150 € al mes. Para comparar ofertas, suma el coste a tres años: cuota o licencia, hardware, instalación y comisiones.

VeriFactu: qué exige y en qué fechas

El Real Decreto 1007/2023 exige que el programa con el que facturas garantice que los registros de facturación no se puedan alterar y que se conserven de forma trazable. Una de las formas de cumplirlo es enviar cada registro a la Agencia Tributaria en el momento de emitir la factura: es la modalidad VeriFactu. El mismo reglamento obliga al fabricante del programa a certificar por escrito, con una declaración responsable visible en el propio sistema, que lo cumple. Puedes pedírsela.

Tras el aplazamiento aprobado por el Real Decreto-ley 15/2025, las fechas vigentes a 14 de octubre de 2026 son:

• Antes del 1 de enero de 2027 para las sociedades y demás contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades.
• Antes del 1 de julio de 2027 para el resto de empresarios y profesionales, autónomos incluidos.

Hay un nuevo aplazamiento anunciado, pero no aprobado. El 5 de octubre de 2026, el Ministerio de Hacienda anunció que prevé retrasar estas obligaciones hasta octubre de 2028, para que coincidan con la factura electrónica obligatoria de las empresas y profesionales que facturan hasta 8 millones de euros al año. A 13 de octubre de 2026 el cambio no se ha publicado en el BOE, así que las fechas de 2027 siguen siendo las legales. Hacienda ha adelantado que los requisitos de integridad, trazabilidad e inalterabilidad se mantendrán en términos sustancialmente equivalentes.

A quién no afecta: si haces todas las facturas a mano, con talonario, el reglamento no se te aplica. Según la Agencia Tributaria, con carácter general no se pueden mezclar: si usas un programa para parte de la facturación, toda debe ir por el sistema informático. Quien tributa por la normativa foral del País Vasco o de Navarra queda, con carácter general, fuera de este reglamento; en el País Vasco rige TicketBAI.

Qué hacer ahora: lo mismo que antes del anuncio. Pide a tu proveedor de TPV la declaración responsable de la versión que usas o la fecha en que la tendrá. Si tu TPV es gratuito o antiguo y ya no recibe actualizaciones, tienes margen para cambiarlo con calma en lugar de hacerlo en plena temporada.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un software de gestión de restaurantes?

Es el programa, o el conjunto de programas, con el que se lleva el negocio: caja y facturación, comandas, stock y escandallos y, según el local, reservas y personal. Casi siempre gira alrededor del TPV, que es donde se registran las ventas. La carta digital, las reseñas o el fichaje se pueden llevar dentro de la suite o con herramientas aparte.

¿Cuál es el mejor programa para un bar?

No hay uno que sea el mejor para todos los bares. Para un bar de barra, el mejor es el TPV con el que tu equipo cobra más rápido, con comandero para la terraza, datáfono integrado y la declaración responsable de VeriFactu. Pide demo a dos o tres, cronometra un cobro real y compara el coste a tres años con hardware, instalación y comisiones.

¿Qué programas necesita un bar pequeño?

Un TPV adaptado a VeriFactu, una carta digital y la ficha de Google. Con eso cubres el cobro, la obligación fiscal y lo que ve el cliente antes de entrar. El registro de jornada, desde el primer contrato.

¿Hay un programa gratis para restaurantes?

Para la caja, sí: Square y SumUp tienen un plan de TPV sin cuota, aunque cobran comisión por cada pago con tarjeta y el hardware se paga aparte. Lo que no existe es un programa gratis que cubra caja, carta, reservas y personal con garantías. Lo gratuito que funciona bien va por partes: carta digital, ficha de Google, escandallos en hoja de cálculo y un plan básico de fichaje.

¿Cuánto cuesta un TPV para hostelería?

En octubre de 2026, los planes de entrada van de 0 € (Square y SumUp) a 89 € al mes por local (Lightspeed), con el IVA aparte; los planes con más terminales o módulos pasan de 150 € al mes, como el Unlimited de Last.app (175 €) o el Pro de Lightspeed (249 €). También hay licencias de pago único, como la de Glop desde 215 € + IVA. El hardware de un puesto de caja con impresora y cajón cuesta 599 € sin IVA en SumUp.

¿Un TPV gratuito cumple con VeriFactu?

Depende del fabricante, no de si es gratis o de pago. Pide la declaración responsable, que el reglamento obliga a emitir y a mostrar en el propio programa. Si no te la dan, cuenta con cambiar de TPV antes de tu fecha: hoy, el 1 de enero o el 1 de julio de 2027; octubre de 2028 si se aprueba el aplazamiento anunciado.

¿Es obligatorio tener un TPV en un bar o restaurante?

No. Si haces todos los tickets y facturas a mano, el reglamento de VeriFactu no te afecta. Pero, con carácter general, no se pueden mezclar: en cuanto usas un programa para parte de la facturación, toda tiene que pasar por él y cumplir el reglamento.

Por dónde empezar

Si abres ahora o te estás digitalizando, este es el orden que tiene sentido:

1. Un TPV con declaración responsable de VeriFactu. Es la única obligación con fecha.
2. Carta digital y ficha de Google. Son gratis y es lo que ve el cliente antes de entrar.
3. Escandallo de los diez platos que más vendes. Una tarde de trabajo que suele cambiar dos o tres precios.
4. Registro de jornada, desde el primer contrato.
5. Reservas, stock y delivery, cuando el volumen lo pida.

La tentación es contratar un sistema que lo haga todo. Funciona en grupos con varios locales; en un restaurante independiente suele significar pagar cada mes por módulos que nadie abre.

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